شرکت ها، رستوران ها و فروشگاه هایی که در یک زمان ممکن است چند تماس تلفنی داشته باشند، برای پاسخگویی به مشتریان ناگزیر هستند چند خط تلفن را به مشتریان معرفی نمایند تا در صورت اشغال بودن یک خط با خطوط دیگر تماس بگیرند. این راهکار دو مشکل به دنبال دارد مشکل اول سخت بودن به خاطر سپردن چند شماره برای مشتری و مشکل دوم نیاز به شماره گيري چند باره براي يافخط آزاد مي باشد.

حال فرض کنید در فضای رقابتی امروز مشتری با ما تماس بگیرد و شنونده بوق اشغال باشد، احتمالا بدون درنگ با رقبای ما تماس خواهد گرفت و اين مشتري را از دست خواهيم داد.  برای حل این مشکل چه راهکارهایی وجود دارد.

روتاري چيست

شركت مخابرات سرويسي را براي مشتركين فعال كرده است كه مشترك در صورتي كه چند خط تلفن در يك نقطه داشته باشد مي تواند يك خط را به عنوان سر شماره و خطوط ديگر را به عنوان زير گروه خط اول معرفي نمايد و بدين ترتيب از اشغال شدن خط تلفن جلوگيري نمايد.

نحوه كار روتاري به چه شكل مي باشد

نحوه عملكرد قابليت روتاري به اين شكل مي باشد، وقتي مشتري با شماره اي كه ما معرفي كرده ايم تماس مي گيرد در صورتيكه خط اشغال باشد به صورت خودكار تماسش به خط تلفن بعد منتقل مي گردد و با اين شرايط نه متوجه اشغالي خط مي شود نه نياز به تماس مجدد دارد.

چگونه خط ویژه را فعال نماییم

برای فعال کردن خط ویژه در صورتیکه در یک نقطه سه خط داشته باشیم می توانیم به امور مشترکین مخابرات محل خود مراجعه نموده و فرم درخواست مربوط به روتاری را تهیه نماییم که این کار برای هر یک از خطوط باید انجام شود. سپس خط اصلی را به عنوان خط زنگ خور و خطوط دیگر را به عنوان زیر مجموعه خط اصلی معرفی نماییم.

تعريف روتاري از نظر فني

قابليت روتاري روي سوييچ ها مخابراتي معادل فيچر كد call forward busy در سانترال پاناسونيك مي باشد. به اين نحو كه در صورتيكه يك داخلي سانترال مشغول باشد تماسش به مقصد ديگري منتقل گردد.

مزاياي روتاري

اين قابليت از چند جهت بسيار مفيد است. اول آنكه ما تنها يك شماره تماس به عنوان خط ويژه به مشتريان معرفي مي كنيم در حالي كه چند تماس روي اين خط مي توانيم داشته باشيم.

دوم آنكه با هزينه بسيار كم و فقط با داشتن چند خط آنالوگ در يك نقطه مي توانيم از اشغال شدن خطوط جلوگيري كنيم.

معايب روتاري و راهکارهای رفع آن

همان طور كه مي دانيم روي خط آنالوگ شهري تنها يك تماس مي توان داشت و در عمل خط ويژه تنها قابليتي كه براي ما فراهم ميكند انتقال تماس خط مشغول به خط ديگر مي باشد. حال فرض كنيد ما به ١٠ تماس ورودي در لحظه نياز دا شته باشيم و تعدادي خط هم براي تماس خروجي نياز داشته باشيم حال براي رفع مشكل اشغالي بايد چيزي بالغ بر ٢٠ خط خريداري كنيم و درگير  فيش هاي متعدد و پيگيري هاي متعدد شويم. در اين شرايط استفاده از خط E1 كه قابليت برقراري ٣٠تماس همزمان را دارند راهكاري منطقي تر مي باشد. 

مسئله ديگر اين هست كه روتاري تنها اشغالي خطوط شهري را براي ما مرتفع ميكند. براي روشن تر شدن موضوع فرض كنيد كا سه خط ورودي داريم وبا روتاري سه نفر از مشتريان با ما تماس گرفته اند ولي ما يك يا دو نفر براي پاسخگويي داريم. طبيعتا يك يا دو تماس را از دست مي دهيم يا بايد گوشي را برداريم و کاربر را منتظر بزاریم تا گفتگوی فعلی به پایان برسد.

در صورتیکه بخواهیم این مشکل را مرتفع نماییم باید از راهکار مرکز تماس استفاده نماییم تا اشغال شدن داخلی ها نیز با این راهکار مدیریت شده و تماس مشتری را از دست ندهیم.